Autor: tbg (tbg_at_poczta.onet.pl.delete-it)
Data: Thu 21 Nov 2002 - 18:43:47 MET
Poradnik napisany a propos ostatnich watkow o zakupach komputerow przez
instytucje publiczne. Moze i Wy kiedys staniecie po drugiej stronie to sie
Wam przyda z pewnoscia.
Poradnik dla przyszlego przewodniczacego komisji przetargowej. Poradnik
uwzglednia specyfike polskiej ustawy o zamowieniach publicznych w
szczegolnosci w przypadku zakupow sprzetu komputerowego, uslug IT i
oprogramowania. Niniejszym poradnikiem poslugiwac mozna sie bez ograniczen,
az do konca wlasnych kadencji.
1. Wstep
2. Co przyszly przewodniczacy wiedziec powinien.
3. Co przyszly przewodniczacy powinien posiadac, zeby wyniesc jakakolwiek
korzysc z przewodniczenia.
4. Co to jest specyfikacja i jak sie ja pisze.
5. Pytania i odpowiedzi na nie.
6. Skladanie ofert i ich oficjalne otwarcie.
7. Twoje pytania i rozstrzygniecie przetargu.
8. Protesty i ich odrzucanie. Sad Arbitrazowy.
9. Odwolanie przetargu
10. Podpisanie umowy
11. Realizacja dostawy i protokol koncowego odbioru.
12. Uwagi i zastrzezenia.
1. Wstep
Niniejszy poradnik sluzyc ma przyszlym lub jeszcze niedoswiadczonym
przewodniczacym/wplywowym czlonkom komisji przetargowych. Jesli jestes
wystarczajaco wysoko usadowiony w ktoryms z departamentow ktoregos z
ministerstw. Jezeli pelnisz wazna funkcje w ktoryms z przedsiebiorstw lub
instytucji panstwowych mozesz pewnego dnia zostac postawiony wobec nowego
obowiazku, tj. uczestniczenia w procedurze przetargowej. Slusznie zapewne
wzruszysz ramionami, myslac "za takie grosze mam jeszcze dodatkowo tyrac?
"ni ch..ja!", zwroc jednakze uwage na to, iz przykry ten obowiazek przyniesc
Ci
moze dodatkowe korzysci materialne, a nawet szacunek wsrod podwladnych,
przyjaciol i znajomych wyrazanym w powszechnie uznany sposobslowami:
"patrzcie na tego, ten to sie dopiero oblowil na tym przetargu". Nasz
poradnik wskaze Ci drogi podatkozerco jak w prosty sposob za cudze pieniadze
mozna sobie dorobic do chudej pensyjki dyrektora, podsekretarza, naczelnika
itp.
2. Co przyszly przewodniczacy wiedziec powinien.
Przyszly przewodniczacy nie musi sie specjalnie skupiac na tym po co mu i
jaki sprzet potrzebny, do czego ma sluzyc i czemu. To i tak zrobi za niego
wyznaczona firma z kapitalem zagranicznym i jej dealerzy. Jego glownym
problemem byc powinno jak w miare nieklopotliwy sposob i po cichu przepchnac
cala procedure do szczesliwego konca, nie narazajac sie na nieprzyjemnosci i
bron boze na kontakty z prasa, czy tez innymi mediami, co to z zawisci chyba
czlowiekowi uczciwemu zarobic nie dadza i w pogoni za sensacja
najdrobniejsza ustereczke wykryja i obsmaruja potem na lamach wzglednie w
wieczornym dzienniku.
Przyszly przewodniczacy na wyrywki znac wiec powinien ustawe o zamowieniach
publicznych, niniejszy poradnik jej nie zastepuje, a jedynie wyjasnia fakty
w niej nie do konca opisane. Jest jej errata. Przyszly przewodniczacy
wiedziec powinien rowniez jaki bedzie sklad komisji przetargowej, trzeba
bowiem zawczasu ustalic z kim sie bedzie trzeba podzielic lapowka, a kogo
mozna pominac wzgardliwym milczeniem. Bardzo wazne jest zapoznanie sie z
kwota budzetu przewidzianego na przetarg, wiadomo wszak powszechnie, iz
przetargi o wartosci powyzej 3 mln euro leza w gestii odpowiedniego prezesa,
a te powyzej 5 mln juz ministra, czyli na razie nieco za wysokie progi na
nasze nogi. Dobrze, ze laskawi Ci panowie zostawiaja dla nas ochlapy, z
ktorych my szare myszki cos uszczknac mozemy.
3. Co przyszly przewodniczacy powinien posiadac, zeby wyniesc jakakolwiek
korzysc z przewodniczenia.
Na szczescie niewiele potrzeba, zeby skutecznie przeprowadzic procedure
przetargowa. Niezbedne jest:
a) zaufanie przelozonego - istotny czynnik, ktory da nam pelna swobode przy
najbardziej nawet karkolomnych sztuczkach przy interpretacji zapisow
ustawowych - zaufanie to osiagamy zlozona we wlasciwy sposob obietnica
podzialu zysku
b) poparcie polityczne - niezbedne przy waznych i z gory skazanych na
zainteresowanie opinii publicznych zakupach, bowiem przy ewentualnej obsuwie
(rzecz praktycznie niespotykana, ale przezorny zawsze ubezpieczony) miec
nalezy poparcie partyjnych kolegow, ktorzy wybronia nas lub zatuszuja sprawe
tak, zeby przewodniczacy mogl sobie spokojnie dozyc emerytuty na innej
panstwowej posadce - poparcie to osiagamy zlozona we wlasciwy sposob
obietnica podzialu zysku
c) znajoma firme - najlepiej duzego dealera ktorejs z zachodniej korporacji,
ktorego wybieramy na zwyciezce przetargu i od ktorego to otrzymamy
proporcjonalna lapowke - zazwyczaj min. 2% wartosci kontraktu
4. Co to jest specyfikacja i jak sie ja pisze.
Specyfikacja to najwazniejsza z czesci calej procedury. Tutaj nalezy
popelnic mozliwie jak najmniej bledow, choc wiekszosc z nich skorygowac
mozna potem pytaniami i odpowiedziami. (Patrz rozdzial 5.) Wiekszosc z
punktow S.I.W.Z (Specyfikacja Istotnych Warunkow Zamowienia) przepisana
zostanie z dokumentacji poprzednich przetargow. Ty skupic sie musisz na
dwoch, najistotniejszych fragmentach: warunkach dopuszczenia firmy do
przetargu i specyfikacji technicznej. W tym celu umowic sie musisz,
najlepiej w czasie pracy (po co marnowac wolny czas na sluzbowe obowiazki?)
na spotkanie z przedstawicielem znajomej firmy, ktora od tego momentu
nazywac bedziemy Zwyciezca w odroznieniu od innych, ktorych nazywac bedziemy
Przegranymi. Takie rozgraniczenie wprowadzic mozna juz w tej chwili, bo
przeciez cala sztuka polega na tym, zeby wygral ten co ma wygrac, a nie kto
inny, bo to nie przyniosloby korzysci. Na spotkaniu ustalic nalezy jakie
maksymalne warunki brzegowe spelnia firma i jej produkty, a nastepnie
poprosic o stworzenie na bazie ogolnej koncepcji uszczegolowionej
specyfikacji produktu, ktory zamierzamy kupic. Najlatwiej w tym celu
przepisac ulotke reklamowa danego np. komputera. Zrobic to musi oczywiscie
znajoma firma, bo po pierwsze Ty nie bedziesz sie trudzil taka glupota, a po
drugie nie dlatego Cie mianowali Przewodniczacym, bo cos wiedziales tylko
dlatego, ze wiedza, ze sam zyjesz i dasz zyc innym. Wybierac oczywiscie
nalezy nie taki komputer jaki spelnialby potrzeby, ale taki, ktory mialby
jak najwiecej wyroznikow, czyli cech rozniacych go od konkurencji, przy czym
nie musza byc one w ogole potrzebne, a najlepiej, zeby go maksymalnie
podrazaly, przeciez bierzesz lapowke obliczana procentowo od kwoty, wiec im
kwota wieksza... Znajoma firme nalezy postraszyc, ze nie sa jedyni na rynku.
Przestraszeni szybciej stworza specyfikacje, mimo tego, ze i tak bedzie
lezala jeszcze pol roku, zanim do niej w ogole zajrzysz. Swiadomosc tego
niech Ci nie przeszkadza, oni i tak zarobia na tym wiecej od Ciebie, wiec
niech poharuja troche po nocach. Do S.I.W.Z wpisujesz to co oni napisali i
warunki brzegowe (kapital firmy, obroty, zyski) jakie uzyskali w ostatnim
roku, tak zeby wyeliminowac mniejsze firemki, ktore maja zwykle mniejsze
koszty wlasne (nie musza utrzymywac biurowcow i podrozy prezesa business
class), wiec moglyby zaoferowac mniejsza cene. Konkurencja na innym sprzecie
nie bedzie mogla zlozyc oferty, bo wyklucza ja warunki techniczne, a innej
duzej firmy oferujacej to samo juz nie ma, bo przeciez sprytnie dogadales
sie z wlasciwa osoba. Niemniej jednak jest jeszcze jeden bardzo chytry
sposob na poprowadzenie do zwyciestwa swego faworyta. W warunkach serwisu
wpisac mozna niezwykle ostre, niemal niemozliwe do spelnienia warunki
obslugi gwarancyjnej. Osoby niepoinformowane - Przegrani - beda musieli
uwzglednic to w cenie. Zwyciezca wiedziec bedzie, ze to pic na wode i
fotomontaz, wiec nie podrozy zbytnio swej oferty, a w momencie podpisywania
umowy juz Ty sie zatroszczysz, zeby odpowiednie paragrafy z niej wyparowaly.
Skutkiem czego nawet kompatybilne z S.I.W.Z. oferty beda zbyt drogie. Po
zatwierdzeniu przez komisje (nie bedzie problemu, to Twoi koledzy),
zwierzchnika (nie bedzie problemu, On wie, ze dostanie dzialke),
specjalistow (nie bedzie problemu to Twoi podwladni, najwyzej wywalisz
jednego na pokaz, reszta sie przestraszy i podpisze cokolwiek) zglasza sie
przetarg do Urzedu Zamowien Publicznych (podpisuja wszystko jak leci, nawet
najglupsze specyfikacje) i oni go juz oglosza. Gdyby z jakiś przyczyn nie
dało się uwzględnić powyższych trików spróbuj dodać jako warunek oceniany w
sposób niemalże dowolny. Wystarczy oceniać jakość produktów, wiarygodność
firmy itp, a następnie Zwycięzcy przyznać maksimum, a Przegranym minimum
możliwych punktów. Przyznasz sam drogi Przewodniczący, ze wyjście to mało
eleganckie i nie daje tego zadowolenia co dobrze spreparowana przez
zawodowca specyfikacja. Jesli czujesz sie na silach mozesz rozglosic po
miescie plotke, ze przetarg jest ustawiony, zniecheci to wielu naiwnych,
ktorzy jeszcze nie wiedza jak ten mechanizm dziala.
Samo ogloszenie przetargu jest czynnoscia automatyczna, wiec nie bedziemy
posiwecac temu zadnej uwagi. Ukazuje sie biuletyn o zamowieniach publicznych
z Twoim przetargiuem i w tym momencie machina rusza
i od tego momentu musisz byc juz na miejscu, wszystkie urlopy, zwolnienia,
spotkania odwolujesz. Rodzinie stanowczo odmawiasz wypadow na narty, zagle
itp. Powetuja sobie to potem, jak juz bedzie za co.
5. Pytania i odpowiedzi na nie.
Ustawa o zamowieniach publicznych jest doskonalym polem do popisu dla
wszelkiego rodzaju szachrajstw i przekretow. Jej niespojnosc, nieczytelnosc
i wewnetrzne sprzecznosci celowo zostaly w niej umieszczone przez mistrzow
tego gatunku literackiego - poslow na sejm III RP. Niestety pozory
demokracji wymagaly umieszczenia tam paru utrudniajacych zycie drobiazgow,
ale przeciez nie po to podjales sie trudu przeprowadzenia przetargu, zeby
dac sie podejsc takim drobiazgom. Takim wlasnie drobiazgiem jest prawo
skladania na pismie pytan przez Przegranych, ktorzy na sile chcieliby nimi
zmienic niekorzystne im zapisy w S.I.W.Z. Na tym etapie potrzebna jest
scisla wspolpraca ze Zwyciezca. To oni przeciez odpowiadaja za techniczna
strone S.I.W.Z, wiec niech odpowiednio potraktuja Przegranych. Znaja rynek,
Ty podasz im kto sklada pytanie, a oni na tej podstawie ocenia co jest
zagrozeniem, a co mozna odpuscic dla zachowania pozorow. Nie przejmuj sie
jednak, 100% odpowiedzi negatywnych nie wyda sie nikomu podejrzane. Etap ten
jest intensywny, acz krotki i w miare bezpieczny. Jesli tylko nikt nie
bedzie chcial niczego wtracic w praktyce nie ma szans, zeby ktos Ci
zamieszal w szykach.
6. Skladanie ofert i ich oficjalne otwarcie.
Zwyciezca i Przegrani skladaja oferty w scisle okreslonym terminie. Widzisz
jakis problem w ustaleniu terminu skladania ofert na godzine otwarcia
urzedu, czyli np. na 8.00 rano? Zapewne nie, a teraz pomysl o tych
Przegranych, ktorych firmy mieszcza sie poza Twoim miastem. Ich prezesi nie
lubia placic za hotele, wiec beda musieli wstac wczesnie rano (moze w nocy),
jechac kilkaset kilometrow, bladzic po nieznanym miescie. Moze bedziesz mial
szczescie i sie spoznia, a przeciez juz pol minuty wystarczy, zeby nie
przyjac oferty. Zwyciezca wreczy Ci oferte dzien wczesniej, a juz Ty sam
podlozysz ja gdzie trzeba w okreslonym czasie. Jesli procedura opakowania
oferty bedzie wystarczajaco skomplikowana byc moze ktorys z Przegranych
pomyli sie, zastosuje zbyt malo kopert, naklejek itp. Juz ten drobiazg go
dyskwalifikuje. Generalnie rzecz biorac ten etap nie jest zbyt istotny.
Zabawa zaczyna sie w nastepnej czesci.
7. Twoje pytania i rozstrzygniecie przetargu.
Teraz czas na koncowa ewaluacje ofert. Znasz ceny, znasz ich zawartosc. W
dzisiejszych ciezkich czasach wartosc oferty mierzona jest przede wszystkim
cena, wiec spokojnie skupiasz sie tylko na ofertach tanszej od tej zlozonej
przez Zwyciezce. Oferte przegladaja pracownicy Zwyciezcy szukajac bledow
formalnych i merytorycznych, Ty czekasz na wyniki analizy. Jezeli znajda
jakies odrzucasz oferte bez chwili wahania i masz swiety spokoj. Pamietaj,
ze wszystko jest istotne, data na zaswiadczeniu z ZUS-u o niezaleganiu ze
skladkami, byle przecinek w czesci technicznej, mala cyferka w opisie
sytuacji finansowej firmy, podpis na gwarancji bankowej itp. Jezeli zas
ciezko bedzie o oczywisty blad masz szanse na wykonanie pchniecia laski.
Wyszukujesz odpowiedni punkt w S.I.W.Z wymagajacy przedstawienia
certyfikatu, zaswiadczenia i w piatek o 17.00 wysylasz fax z prosba o
potwierdzenie odpowiednim dokumentem (jego oryginalem) z terminem na
poniedzialek 9.00. W 90% przypadkow masz spokoj. Rzadko kto sie wyrabia. W
praktyce powyzsze sposoby stosowane jednoczesnie zapewniaja sukces
przedsiewziecia. Zwracam ponownieuwage na drobiazgowe przeanalizowanie ofert
o cenie nizszej niz cena Zwyciezcy. Ten wysilek jest niezbedny do tego, zeby
jakas tam komisja z NIKu mogla Ci skoczyc "tam gdzie Pan Pana Majstra moze w
dupe pocalowac" w razie kontroli, a to zdarza sie ostatnio dosc czesto.
Tutaj nie ma miejsca na grubsze przekrety, wszak chodzi o Twoj tylek. Madry
przewodniczacy wygrywa przetargi dla swego faworyta przed ich ogloszeniem, a
nie w trakcie.
8. Protesty i ich odrzucanie. Sad Arbitrazowy.
Zdarza sie czasem, ze zbulwersowani Przegrani skladaja protesty do czego
upowaznia ich nasza ulubiona ustawa o zamowieniach publicznych. Nie przejmuj
sie tym ich aktem desperacji. Protesty takie w 95% sa odrzucane niemalze
automatycznie. Niepotrzebne jest tez jakiekolwiek uzasadnianie tychze
odrzucen. Znane sa przypadki, w ktorych przedstawiono kilkadziesiat bardzo
solidnie umotywowanych zazalen do postanowien komisji, a ta odpowiedziala
jednym zdaniem "wszystkie postawione zarzuty za bezpodstawne". Przetarg
wygrany zostal oczywiscie przez Zwyciezce. Problemem nie jest rowniez Sad
Arbitrazowy, pamietac jednak musisz o tym, ze ta szacowna instytucja
zwolywana jest na potrzeby wiekszych przetargow, ktore leza juz raczej w
gestii Twych podwladnych, a nawet jesli juz ktos wymysli takie rozwiazanie w
Twoim przypadku Ty wyreczysz sie swym szefem, ktory wszak darzy Cie duzym
zaufaniem. On ma swoich szefow, swoich kolegow i cale to kolegium juz
wymysli sposob w jaki moznaby Ci pomoc. Pamietac musisz jedynie o dlugo
wdziecznosci wobec nich jaki w ten sposob zaciagasz. Nie boj sie, nie
zapomna o nim. Etapu tego nie musisz sie obawiac, Przegrani wiedza, ze
zyskiwanie opinii pieniacza nie pomaga w kontaktach z wladza panstwowa i
rzadko siegaja po ten srodek.
9. Odwolanie przetargu
To jest bron ostateczna. Jesli po nia siegasz, znaczy to najpewniej, ze
niedopatrzyles etapow tworzenia specyfikacji (patrz punkt 4). Pamietaj, ze
nie jestes jedynym sprytnym na tym swiecie i ze wsrod Przegranych zdarzaja
sie lotne umysly, ktore wykorzystaja kazdy Twoj blad. Jesli jednak nie ma
juz wyjscia, oferta wygrywajaca nie nalezy do Zwyciezcy mozesz odwolac
przetarg. Powodow moze byc wiele, od przesuniecia sie budzetu na przyszly
rok, zmiany planow systemu, ktory ma byc stworzony itp itd. Odwolany
przetarg to nie jest nieszczescie, powtorzy sie go za kilka miesiecy, ale
jeszcze raz bedzie trzeba przylozyc sie do rozmow, ukladania komisji,
straszenia podwladnych itp, a pieniadze beda tylko nieco wieksze. Postarajmy
sie wobec tego nie dopuszczac do takich nadszarpujacych zaufanie czynnosci.
Lepiej napracowac sie wczesniej niz potem 2 razy.
10. Podpisanie umowy
To juz czysta przyjemnosci, nalezy tylko przeanalizowac projekt umowy
jeszcze raz, wyrzucic z niej zbedne i niewygodne dla Zwyciezcy warunki, w
przypadku przetargow Phare (sponsorowanych przez frajerow z Unii
Europejskiej) zdobyc zezwolenie na rozszerzenie kontraktu o ustawowe 15%
(wiecej znaczy lepiej). Nie nalezy tez zapomniec, ze to wlasciwe miejsce,
jesli do tej pory nie zostalo to zrobione, na przyjecie koperty od
odpowiednich osob. I nie traktuj tego jako lapowki, po co psuc sobie humor,
myslmy o tym jak o wynagrodzeniu, ktorego przeciez nie dostaniesz od budzetu
panstwa za ciezka prace wlozona w odpowiednie zarzadzenie tak duzym
projektem jakim jest przetarg. Nie sluchaj socjologow mowiacych cos o
procesie "spolecznego uzgadniania usprawiedliwienia". Wszyscy tak robia i
tyle, a Twoj wklad jest tak maly w cale zjawisko, ze az smieszny.
11. Realizacja dostawy i protokol koncowego odbioru.
Sama realizacja nie jest Twoim problemem, Ty juz zrobiles swoje i nie musisz
sie tym klopotac. To jest czas na to, zeby Twoi podwladni wykazali sie
operatywnoscia i jakos przystosowali to co kupiles do tego co ma byc z tym
zrobione. Moze nie dzialac oczywiscie tak pieknie jakby sobie to wymarzyli,
ale kto by tam dyskutowal z leniami. Niech sie wezma do roboty. Istotna jest
natomiast chwila podpisania protokolu koncowego odbioru. Jesli Zwyciezca do
tej pory zwlekal z zaplata masz ostatnia szanse, zeby go postawic pod
sciana. Bez podpisanego tego jednego, jedynego papierka sam nie dostanie
zadnych pieniedzy od instytucji, ktora reprezentujesz. Nie daj sie zwiezc
obietnicami "Wy zaplacicie - ja zaplace", w tym kraju ciezko o tak uczciwego
jak Ty czlowieka, pewnie przy pierwszej okazji sie wyprze i nici z nowego
samochodu czy tez wyprawki dla corki. Jesli natomiast nie zalezy Ci juz
wiecej na kontaktach z nim, bo np. nowy, przyszly Zwyciezca oferuje lepsza
stawke, mozesz chwilke z nim pograc i pod pozorem naciskow z gory wyciagnac
jakis komputer, albo inny drobiazg. On i tak kupil wszystko na kredyt i
teraz jest naciskany przez swoich dostawcow, bedzie elastyczny, sam
zobaczysz.
12. Uwagi i zastrzezenia.
Autor nie neguje uczciwosci kazdego urzednika panstwowego, nie spotkal sie
jednak ze 100% uczciwym przetargiem. Zapewne zyje zbyt krotko i nie widzial
wystarczajaco duzo. Autor nie reprezentuje pogladow firmy w jakiej pracuje,
kazde z powyzszych slow jest jego wlasna, pozasluzbowa opinia. Nie wplywa
ona na jakosc i sposob wykonywanej przez niego pracy. Z czegos trzeba zyc.
Poradnik rozpowszechniany jest w trybie freeware w sieci, aczkolwiek
uszanowac nalezy ciezka prace autora i podawac nicka przy forwardach. Kazdy
inny rodzaj publikacji "poza sieciowej" i przez instytucje komercyjne wymaga
zgody autora.
tbg
To archiwum zostało wygenerowane przez hypermail 2.1.7 : Wed 19 May 2004 - 01:57:36 MET DST